La gestion du poste client est un enjeu majeur en entreprise. Il s’agit de mettre en œuvre les process les plus performants, de manière à encaisser le plus rapidement possible. La trésorerie de l’entreprise est en jeu, et par conséquent sa pérennité et sa croissance.
Définition de la notion comptable de "poste client"
Sur le plan comptable, le poste client désigne les créances clients, c’est-à-dire l'ensemble des :
- Factures émises par l’entreprise : les prestations fournies mais pas encore facturées ne sont pas prises en compte ;
- Factures échues ou non : le poste client inclut les impayés et les factures en retard au même titre que les factures dont l’échéance n’est pas encore atteinte ;
- Factures en attente de règlement : les factures payées ne font plus partie du poste client.
6 clés pour une gestion optimale du poste client
La gestion du poste client, par définition, regroupe l’ensemble des procédures mises en place par l’entreprise pour gérer ses créances clients, de l’élaboration des conditions de vente jusqu’au recouvrement de créances.
L’objectif du credit management de l'entreprise : maîtriser celui-ci de manière à sécuriser sa trésorerie. Plusieurs leviers permettent de l’optimiser.
1 - Évaluer le risque client
L’évaluation du risque client est un grand principe pour le gérer : plus elle minimise le risque de défaut de paiement, mieux l’entreprise maîtrise l’encaissement de ses créances.
L’entreprise évalue le risque client eu égard aux données financières dont elle dispose – données publiques, analyse de l’historique du comportement de paiement… Certains créanciers peuvent faire le choix de souscrire une assurance-crédit pour se faire notamment délivrer des datas chiffrées sur la situation financière de ses clients afin d'apprécier le risque d'impayé, celle-ci seront régulièrement mises à jour.
Sur la base de cette évaluation, l’entreprise peut refuser de contracter avec un mauvais payeur, ou adapter ses conditions de vente de manière à sécuriser ses créances commerciales.
En plus de pouvoir réaliser toutes les démarches amiables et judiciaires (injonction de payer) liées au recouvrement de créances, avec Litige.fr il est aussi possible de mandater un huissier de justice partenaire qui se chargera de mener une enquête de solvabilité approfondie sur une entreprise cliente.
ÉVALUER LA SOLVABILITÉ D'UN CLIENT
2 - Fixer des délais de paiement réduits
La loi plafonne les délais de paiement entre professionnels : ceux-ci ne peuvent dépasser 60 jours à partir de la facturation ou 45 jours fin de mois. Dans cette limite, l’entreprise est libre de les fixer contractuellement.
Pour bien gérer le crédit client accordé, l’entreprise a intérêt à négocier avec ses partenaires un délai de règlement court – un paiement comptant dans la mesure du possible. Son BFR (besoin en fonds de roulement) sera ainsi optimisé. Ce faisant, l’entreprise n’a pas à faire face à un décalage de trésorerie important, de nature à mettre en danger sa santé financière.
À envisager dans les conditions générales de vente (CGV) pour optimiser la gestion du poste client :
- L’entreprise qui n’encaisse pas comptant peut imposer un système d’acompte.
- L’entreprise peut utiliser l’escompte pour paiement anticipé : le client qui règle avant l’échéance bénéficie d’une remise.
3 - Facturer tôt
L’entreprise doit veiller à facturer rapidement ses comptes clients.
L'ensemble des factures émises mentionne le délai de paiement. Lorsque le délai de paiement court à compter de l’émission de la facture, faire payer tôt permet d’encaisser plus vite.
Lorsque le client ne respecte pas le délai de paiement indiqué sur la facture, l’entreprise créancière applique des pénalités de retard de paiement légales. En facturant tôt, l’entreprise incite le client débiteur à régler à temps, pour les éviter.
4 - Relancer avant l’échéance
Réduire les délais de paiement est un enjeu clé de la gestion du poste client : plus le DSO (Day Sales Outstanding ou délai moyen de recouvrement en français) est faible, plus le niveau de trésorerie est élevé et plus le risque d’impayés diminue. Pour réduire les délais de paiement, l’entreprise peut utiliser la relance : relancer ses clients avant l’échéance de paiement des factures clients permet de leur rappeler de payer, le risque de défauts de paiement pour cause d’oubli est réduit. C'est une bonne méthode pour recevoir le paiement d'une facture dans les temps.
La relance préventive en outre incite les clients débiteurs à régler avant l’échéance, au moment de recevoir la relance. L’entreprise peut accompagner la relance d’un système qui facilite le paiement – le client paye directement en ligne en quelques clics, par exemple.
5 - Recourir à des solutions de financement du poste clientèle
Lorsque le décalage de trésorerie est important, l’entreprise qui ne parvient pas à y faire face recourt à des solutions temporaires pour se financer : découvert bancaire ou contrat d'affacturage, par exemple.
6 - Automatiser celle-ci avec l'aide d'un logiciel spécialisé
A l’ère des nouvelles technologies, de nombreux aspects peuvent être automatisés : facturation automatique, système d’alerte en cas d’anomalie, relance personnalisée… Un logiciel de gestion du poste client permet à l’entreprise de gagner en performance, tout en économisant du temps sur des tâches chronophages.
Comment financer son poste client ?
Plusieurs solutions permettent de financer le poste client, par exemple : La facilité de caisse ou le découvert : la banque accorde à l’entreprise un crédit temporaire, en contrepartie d’intérêts ; L’affacturage : l’entreprise cède ses créances clients à un factor, qui gère leur recouvrement. Quelles qu’elles soient, les solutions de financement du poste clients ont un coût, d’où l’intérêt pour l’entreprise d’en maîtriser la gestion.
Comment améliorer le taux de recouvrement ?
Pour l'optimiser il faut réduire au maximum les impayés, pour sécuriser la trésorerie de l’entreprise. Pour améliorer le taux de recouvrement, il s’agit de mettre en place des process efficaces pour encaisser les créances clients dans les temps.
Comment améliorer la gestion de son poste client ?
L’automatisation est un levier central pour améliorer la gestion du poste client. Un outil doté de l’IA permet d’automatiser de nombreux process, pour gagner du temps et augmenter l’efficacité du recouvrement de créances.
