Modalités de paiement d'une facture : Comment rédiger ses conditions de règlement ?

Modalités de paiement d'une facture :
Thèmes :
facture impayée, credit management
Par Bénédicte HONOZON Lu 318 fois Publié le : 03/10/2022 Publié le : 03/10/2022


Sommaire

Qu'est-ce qu'une modalité de paiement ?

Sous quel délai faut-il régler une facture ?

Quels sont les modes de règlement d'une facture ?

Quels avantages financiers peuvent être consentis au débiteur ?

Quelles sont les conséquences d'un retard de paiement ?

Comment communiquer les conditions de paiement ?

Recouvrer en ligne une facture impayée

Chaque transaction passée entre une entreprise créancière et une entreprise cliente répond à des conditions de paiement spécifiques. Il en existe plusieurs. Le point sur ces principales modalités. 



L’ESSENTIEL

Ce que dit la loi : les articles L.441-9 à L.441-16 du Code de commerce régissent les modalités de facturation et délais de paiement. C’est une obligation pour le créancier d’établir cette facture. 

Délai pour agir : il fait référence à la date d’exigibilité du paiement. Il peut être conventionnel ou légal sans pour autant souffrir d’aucun abus. Par principe, ce délai de paiement est de 30 jours à compter de la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation de services (article L.441-10, I, C.com). 

Procédure simplifiée : avec Litige.fr, le créancier peut gérer de A à Z le recouvrement de ses factures impayées : de manière amiable (relances, mise en demeure) et judiciaire (injonction de payer). Il peut monter un dossier sûr et complet en quelques minutes en ligne. 

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Définition d’une modalité de paiement

Le paiement est un mode d’extinction de l’obligation du débiteur à l’égard du créancier. La façon dont il s’acquitte de sa dette, en l’espèce sa facture, constitue l'une des modalités de paiement

Celle-ci figure dans les conditions générales de vente (ou cgv) établies par le créancier, acceptées ou négociées par les parties. Elles contiennent des mentions obligatoires pour leur validité (articles L.441-1 à L.441-2 du C.com). 

Bien les rédiger, c’est se prémunir contre le risque client et les créances douteuses

1 - Sous quel délai faut-il régler une facture ?

Le délai de paiement de la facture peut être fixé par défaut ou dépendre des parties.

1.1 - Le délai de paiement par défaut

30 jours fin de mois à compter de la date de réception des marchandises ou prestation achevée.

1.2 - Le délai de paiement négocié avec le client

Les parties peuvent librement le fixer, soit directement dans les CGV, soit autrement. Sans pour autant dépasser les 45 jours fin de mois à partir de la date d’émission de la facture ou 60 jours après son émission.

1.3 - Le paiement comptant

Dans ce cas-là, le règlement intervient immédiatement, en une fois, à la date de réalisation de la prestation ou de livraison de la marchandise.

1.4 - Le paiement à réception

Le paiement à réception quant à lui prend effet à partir de l’expédition de la marchandise ou de l’exécution du service et doit comprendre la durée de l’envoi de la facture. Ce mode de règlement accepté par le créancier permet de verser de l’argent, d’abord un premier acompte, puis le reste en plusieurs fois, avant la date d’échéance, pour éviter toutes pénalités de retard de paiement


⚠️ En cas de dépassement des délais de paiement, la partie défaillante peut se voir appliquer une amende administrative de 75 000 €, s’agissant d’une personne physique, et de 2 000 000 € pour une personne morale. La sanction est portée au double en cas de réitération. Le créancier a tout intérêt à agir vite pour éviter toute prescription de facture et perdre sa créance.

2 - Quels sont les modes de règlement d’une facture ?

Il existe plusieurs modes de règlement de la facture.

2.1 - Par effet de commerce (lettre de change, billet à ordre, l’escompte)

Ce type de règlement obéit à un formalisme strict. Le paiement est fait à compter de la date prévue par les parties. Le mécanisme de paiement diffère selon l’effet de commerce choisi. Soit, c’est le tireur qui donnera ordre au tiré de s’acquitter de sa dette à une date donnée, soit c’est le débiteur lui-même qui s’engagera à régler la dette à la date d’échéance.

2.2 - Par prélèvement SEPA

Les prélèvements automatiques sont un bon moyen de ne pas rater la date d’échéance, et d’éviter ainsi les pénalités de retard.

2.3 - Par virement bancaire

Assez courant, le virement bancaire permet l’envoi instantané des sommes dues au créancier sans perdre de temps. À réception de la facture, le règlement peut se faire immédiatement.

2.4 - Par carte bancaire

Le paiement peut se faire en ligne ou dans un magasin physique. Il permet de régler la marchandise reçue ou la prestation de services rendue à la date d’émission de la facture (le jour J).

2.5 - Par chèque

Il permet d’obtenir de la banque du débiteur, la somme inscrite sur le chèque grâce à l’ordre émis par ce dernier à sa banque au profit du créancier. Il existe plusieurs types de chèque ayant une particularité différente : le chèque de paiement, le chèque de banque, le chèque non barré, le chèque certifié.

2.6 - En espèces

Si la prestation de services ou la marchandise est inférieure à 1 000 €, ce moyen de paiement peut être accepté par le créancier. 

3 - Quels peuvent être les avantages financiers octroyés au débiteur ?

Les facilités financières se résument en un geste commercial à son profit : une baisse du prix global notamment.

3.1 - Escompte commercial en cas de règlement anticipé d’une facture

L’escompte commercial est une réduction offerte au client payant immédiatement la facture avant même la date d’échéance. Il peut survenir aussi en cas de grosses commandes passées par l’entreprise cliente. 

L’escompte est avantageux pour les deux parties : le débiteur lui peut faire quelques économies, tandis que l’entreprise créancière peut être payée instantanément, un avantage pour sa trésorerie

Une entreprise accordant un escompte à un client devra enregistrer cette écriture comptable, car l’escompte doit figurer sur la facture établie, il faut alors débiter le compte 665 escomptes accordés chez le fournisseur ; compte 44571 TVA collectée ; créditer le compte 765 escomptes obtenus chez le client.

Côté client, son enregistrement comptable est le suivant : débiter le compte 401 Fournisseurs, créditer le compte 765 escompte obtenu, le compte 44566 TVA sur autres biens et services.

3.2 - Les 3R ou RRR (Rabais, Remise, Ristourne)

Il s’agit d’autres moyens exceptionnels d’obtenir des réductions de la part d’une entreprise créancière :

  • Le rabais s’inscrit dans une démarche de satisfaction client. Il peut s’agir de la volonté de faire venir à soi de nouveaux clients, écouler rapidement des stocks, répondre à un produit non conforme aux attentes du client du fait de sa qualité ou de sa description... ;
  • La remise commerciale est surtout faite pour fidéliser une clientèle, ou en cas d’offre promotionnelle. Par exemple, le client qui commande une quantité importante de marchandises pourra obtenir une remise sur le prix global des produits ;
  • La ristourne concerne plutôt la remise accordée à un client ou des clients en particulier, du fait de leur commande régulière, c’est-à-dire leur constance sur une période donnée. 


Leur écriture comptable :

  • Côté client : débiter le compte 401 Fournisseurs, créditer le compte 609 RRR obtenus sur achat, compte 44566 TVA déductible sur ABS ;
  • Côté fournisseur : débiter compte 709 RRR accordés par l’entreprise ; créditer le compte 411 Clients, compte 44571 TVA collectée.

4 - Quelles sont les conséquences d’un retard de règlement pour le client mauvais payeur ?

En cas de retard de paiement du débiteur, un taux d’intérêt s’applique. Selon l’article L.441-1, II, du Code de commerce, il correspond au taux d'intérêt appliqué par la Banque centrale européenne (BCE) à son opération de refinancement la plus récente, majoré de 10 points de pourcentage. 

Dans ce cas, ce taux directeur applicable au cours du premier semestre de l'année concernée est le taux en vigueur le 1er janvier de cette année. Pour le second semestre de l'année concernée, il s’agit du taux en vigueur le 1er juillet de l'année en question ».

4.1 - Pénalités de retard de paiement

Il y a pénalité de retard dès l’instant où le débiteur ne s’acquitte pas de sa dette dans le délai imparti indiqué sur la facture.

⚠️ En cas d’absence de mention des pénalités de retard dans les CGV, la partie défaillante s’expose à 75 000 € pour une personne physique et 2 000 000 € pour une personne morale. Les sommes peuvent être portées au double en cas de réitération.

💡 Le créancier peut utiliser des clauses préventives contre les impayés prévues au contrat pour se protéger contre les clients mauvais payeurs. C’est l’exemple type des conditions générales de vente.

4.2 - Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement

L’entreprise cliente s’expose à une indemnité forfaitaire de 40 € au titre de ces frais.

Bien gérer les encours clients, c’est aussi éviter les retards de paiement. 

💡 Certains créanciers peuvent, en cas de difficultés financières rencontrées par leurs clients, accorder un échéancier de paiement. C’est une façon de pouvoir récupérer sa créance tout en facilitant le règlement de la facture au débiteur. 

5 - Comment communiquer les conditions de paiement ?

Elles peuvent être communiquées soit par courrier, soit de manière dématérialisée. Dans les relations professionnelles, le vendeur est par principe tenu de fournir à son acheteur professionnel les CGV dès lors que ce dernier lui en fait la demande. 

Vos questions | nos réponses

Quelles sont les modalités de paiement d’une facture ?

Celles-ci incluent différentes conditions de règlement : les modes de paiement acceptés par le créancier, le délai de paiement accordé par le créditeur, les pénalités de retard de paiement, l'indemnité forfaitaire pour frais liés aux actions pour recouvrer les sommes non perçues, l'escompte commercial si le débiteur règle de manière anticipée sa dette.

Qui fixe les conditions de paiement ?

Elles sont fixées soit d’un commun accord par les parties, soit par défaut, c’est-à-dire, selon les règles légales.

Comment calculer la date d’échéance d’une facture ?

C’est la date d’exigibilité de la facture. Pour son calcul, il faut connaître la date d’émission de la facture, ainsi que le délai de paiement accordé, soit par défaut de 30 jours, soit selon les stipulations des parties, pouvant aller de 45 à 60 jours. Par exemple, une facture établie le 03 octobre avec un délai de paiement net de 30 jours, aura une date d’échéance fixée au 1er novembre.

Article de Bénédicte HONOZON
Juriste
Diplômée d'un Master 2 de Justice procès et procédures obtenu à l'Université de Perpignan.