L’impact des factures impayées peut être important sur la trésorerie d’une organisation. La relance peut être compliquée pour un entrepreneur, car il se trouve dans une relation commerciale. L’objectif est d’obtenir le règlement de cet impayé, et de préserver cette relation. Celle-ci se fait en plusieurs étapes : une phase amiable puis une phase contentieuse. Suivez le guide !
L'essentiel
➜ Ce que dit la loi : le nombre de relance n’est pas limité. Cependant, ce genre de pratiques peut parfois être vécu comme du harcèlement. L’article 222-16 du Code pénal puni cette infraction de 15 000 euros d’amende et d’1 an d’emprisonnement. La sanction est la même lorsque la lettre a des similitudes à celle d’un officier public ou ministériel ( article 433-13 du Code pénal). Une relance doit comporter certaines mentions obligatoires, à défaut une amende de 5e classe peut s’appliquer (article R124-7 du Code des procédures civiles d’exécution).
➜ Délais pour agir : la procédure devant le Tribunal compétent doit se faire dans le respect des délais de prescription soit : 2 ans pour un consommateur et 5 ans pour un professionnel.
➜ Procédure simplifiée : Le fournisseur doit d'abord tenter de recouvrer les impayés à l'amiable (celui-ci doit s'évertuer à communiquer avec son client pour obtenir le paiement de l'impayé dans les meilleurs délais) avant de s'engager dans une demande de résolution tranchée par un Juge. Litige.fr vous assiste et vous guide durant toutes les formalités à accomplir pour récupérer aisément votre du : relancez, mettez en demeure votre adversaire puis (si besoin) saisissez le Tribunal compétent à nos côtés !
Recouvrer une somme non réglée
Les 3 solutions pré-contentieuses
Le recouvrement amiable est une solution préalable à tout recours judiciaire. L’entreprise doit communiquer avec son client pour obtenir rapidement l'acquittement de la facture. Dans l'idéal, il faudrait que celle-ci puisse l'alerter par notification automatique envoyée sur sa boîte e-mail (via son logiciel CRM) une huitaine de jours avant l'échéance de règlement pour prévenir le risque potentiel de factures impayées.
1 - La relance téléphonique
Elle peut se faire après l’échéance de la facture, mais également quelques jours avant. En cas de retard de paiement, l'organisation peut contacter son client pour savoir s’il a bien reçu sa facture, à quelle date il compte s'acquitter de sa dette.
Cette étape est importante puisqu’elle permet de détecter un éventuel litige. Le client peut être mécontent de la prestation, la livraison n’est pas complète, il attend un retour du SAV... (exemple de script téléphonique de relance).
2 - La lettre de relance par mail
C’est la deuxième étape de cette phase de gré à gré. La facture est arrivée à échéance (par rapport à la date fixée dans le contrat initial) et la relance téléphonique n’a eu aucun effet.
Cette lettre de relance peut s'envoyer par courrier simple ou par e-mail. Il faudra joindre à nouveau la facture impayée et rappeler le délai de paiement.
Plusieurs lettres de relance peuvent être adressées au client mauvais payeur. Tout dépend de la réaction du client et des liens commerciaux. Au-delà de 3 relances, vous avez le droit d’expédier une lettre de mise en demeure.
Modèle de la première lettre de relance
Voici un modèle de première lettre de relance que vous pouvez personnaliser selon vos besoins et adapter selon les caractéristiques propres à chacun de vos clients :
Raison sociale
N° SIRET
Adresse
CP et Ville
E-mail et téléphone
Nom du client débiteur
Adresse
CP et Ville
à « ville », le « date »
Objet : 1e relance pour X facture(s) en attente d’encaissement
PJ : Duplicata de la facture mentionnée ci-dessous
Madame, Monsieur,
Sauf erreur de notre part, à ce jour, nous n’avons toujours pas reçu la somme correspondante à notre facture n°xxxx du …./…./…… d’un montant de ….. euros.
L’échéance prévue initialement étant expirée, nous vous serions reconnaissant de bien vouloir procéder à son acquittement dès que possible.
Cependant, s’il s’agit d’un simple oubli, nous vous demandons de bien vouloir régulariser cette situation par écrit (par e-mail ou par courrier).
Dans le cas où cette somme venait à nous parvenir avant la réception de ce message, nous vous serions gré de ne pas tenir compte de celui-ci.
Nous restons à votre écoute pour toutes questions ou remarques éventuelles.
Nous vous remercions par avance pour votre prise en compte et pour votre compréhension.
Nous vous prions d'agréer, (Madame, Monsieur), l’expression de nos sincères salutations.Nous vous remercions par avance pour votre prise en compte et pour votre compréhension.
Prénom, Nom, Fonction, Signature
Si nécessaire, vous trouverez facilement sur Internet d'autres modèles à télécharger pour rédiger les deux relances suivantes. Pensez à inclure vos coordonnées bancaires dans vos courriers pour que votre partenaire puisse plus rapidement s'acquitter de sa dette.
3 - La lettre de mise en demeure de payer (MED)
Cette solution juridique est le préalable à la procédure contentieuse. La MED doit être envoyée en recommandé avec accusé réception. Certaines mentions obligatoires doivent apparaître :
- La mention « mise en demeure » ;
- Les coordonnées de l’entreprise et du client ;
- Les références de facturation et la date d'émission spécifiée sur ce document contractuel ;
- Le montant de la facture à recouvrir incluant également les pénalités de retard (taux d'intérêt légal fixé par la BCE majoré de 10 points de pourcentage - article L. 441-10, II du Code de commerce) ainsi que l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € ( art. L 441-9, I, alinéa 5 et D 441-5 du Code de commerce) spécifiées obligatoirement sur la documentation de facturation initiale pour être exigibles ;
- L'échéance supplémentaire de règlement ;
- Les tentatives de récupération déjà effectuées : relance téléphonique, lettres de relances... ;
- Un résumé de la situation et des réclamations ;
- La signature d’une personne qui a autorité dans l'organisation.
LANCER UN RECOUVREMENT AMIABLE
Une autre alternative à celle-ci est la sommation de payer qui est un acte rédigé également par un huissier de justice (HJ) mettant en demeure le client de régler le solde restant à payer (sans force exécutoire). Si celle-ci reste sans réponse, il faudra amorcer la phase contentieuse du recouvrement judiciaire de l'impayé.
À NOTER : si votre partenaire s'acquitte du solde à régler, vous avez le droit de rédiger et de lui adresser un courrier de remerciements pour maintenir de bonnes relations avec celui-ci.
Les 3 solutions de recouvrement judiciaire
En recouvrement contentieux, trois solutions s’offrent à l’organisation. Le choix va dépendre encore une fois, des liens commerciaux entretenus avec le client, mais aussi de la somme facturée. Il est important que la créance ne soit pas prescrite.
1 - L’injonction de payer
Il s'agit d'une formalité rapide, non contradictoire et peu coûteuse. Elle est utile pour des factures de petits montants qui ne présentent pas de litige. Le professionnel peut faire la demande seule ou avec l’aide d’un HJ ou d’un avocat. Le créancier doit remplir un formulaire spécifique : le cerfa n°12946*02 pour une créance commerciale ; cerfa n°12948*06 pour une créance civile ""hors loyers impayés et crédit à la consommation") et l'adresser au greffe du Tribunal compétent avec tous les justificatifs du dossier.
L'officier public doit signifier l’ordonnance d’injonction de payer au débiteur qui a 1 mois pour former son droit d'opposition. Si aucun encaissement n’intervient, cet officiel public peut engager une saisie attribution après avoir obtenu l’apposition de la formule exécutoire.
2 - Le référé-provision
C’est une procédure expresse également. Pour cela, la créance doit être certaine. À la différence de la précédente ordonnance pour recouvrer celle-ci, le référé-provision est contradictoire. La personne redevable est convoquée devant le Juge.
Le créancier obtient une ordonnance de référé-provision qu'un huissier doit signifier au convoqué. Si la personne redevable ne s'est pas acquittée de ses arriérés, cet officier public peut procéder aux saisies nécessaires.
Elle est préconisée lorsqu’il y a un risque que la personne redevable devienne rapidement insolvable.
3 - L’assignation en paiement au fond
Elle est beaucoup plus longue et onéreuse que les précédentes solutions. Celle-ci est conseillée lorsque les deux autres solutions de récupération des échéances non encaissées devant la juridiction compétente n’ont pas été favorables pour le créancier.
C’est au Juge de trancher au fond, car le débiteur peut contester l’existence d'un arriéré. En cas de reconnaissance de dette, le créancier obtient un titre exécutoire qu'il doit faire signifier par huissier. Le créancier peut faire appel à un avocat.
À qui peut-on faire appel pour une relance de facture impayée ?
Le gestionnaire de l'organisation peut se faire assister et mandater un tiers pour la relance d’une facture impayée. Il peut solliciter une société de recouvrement, un huissier ou un avocat. Ces trois professionnels peuvent agir lors de la phase contentieuse, mais également pour une relance non contentieuse.
1 - La société de recouvrement
Ce cabinet va s'occuper de la gestion des relances extra-judiciaires au nom du créancier si l'organisation ne dispose pas en interne de ce service dédié. Il ne peut intervenir que dans un cadre non contentieux. Une convention doit alors être signée avec le créancier. Ce contrat aura valeur de mandat. Attention celui-ci ne doit pas être confondue avec un cabinet spécialisé en affacturage.
2 - L’huissier de justice
Celui-ci est un interlocuteur incontournable pour la gestion d’une facture impayée, notamment pour relancer de façon non contentieuse les clients mauvais payeurs. L'impact d'une lettre avec l'entête de cet officier assermenté est plus fort.
Pour un recouvrement contentieux, il faut obligatoirement recourir à celui-ci pour l’exécution de la décision du magistrat.
3 - L’avocat spécialisé en recouvrement de créances
L’avocat peut agir aussi bien dans une démarche de gré à gré que pour une relance contentieuse. Pour une assignation, il est préférable pour l’organisation créancière de faire appel à lui, celui-ci vous apportera une assistance juridique pointue sur ce type de contentieux.
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Quand envoyer une mise en demeure de payer ?
C’est à l’entreprise de juger quand elle veut adresser cette lettre. Cependant, elle ne peut intervenir que pour une facture échue. L'établissement peut souhaiter préserver sa relation commerciale avec son client et repousser au maximum l’envoi de cet avertissement par recommandée avec accusé réception.
Quel est le délai de prescription d'une dette ?
Il dépend du débiteur. Si c'est un consommateur, celui-ci est de 2 ans. En revanche, si c’est un professionnel, celui-ci passe à 5 ans.
Comment relancer un client pour un paiement ?
La relance des clients défaillants peut se faire à l’amiable en les contactant par téléphone, par courrier et ensuite par l’envoi d’une mise en demeure. En cas de non-acquittement, le créancier peut par la suite démarrer une relance contentieuse. Il peut soit faire une demande d’injonction de payer, soit déposer un référé-provision ou une assignation en paiement. Le DAF peut faire appel à une société de recouvrement pour cette étape non contentieuse, mais également un avocat ou un huissier de justice qui peuvent mener à bien la poursuite contentieuse.
