Après avoir constaté une facture impayée, le créancier a le droit de prendre les devants en s’adressant à son débiteur pour obtenir le paiement de son dû. À ce stade, la première voie qui s’offre à lui est le recouvrement amiable de créance.
L’ESSENTIEL
➜ Ce que dit la loi : selon les articles 1101 et 1103 du code civil, le contrat crée des obligations entre les parties. C’est leur loi. L’accomplissement des termes contractuels équivaut à l’extinction de leurs obligations, chacune à l’égard de l’autre.
➜ Délai pour agir : en matière de dette personnelle mobilière, les délais varient selon qu'elle est professionnelle ou en lien avec un consommateur. Le délai pour agir dans le cadre d’un recouvrement de créances professionnelles est de 5 ans pour la première option. Tandis que la seconde option ne laisse que 2 ans à la partie créancière pour agir contre son client défaillant.
➜ Procédure simplifiée : avec Litige.fr, il est possible de confier la gestion de votre démarche de recouvrement amiable comme en justice de vos factures impayées (procédure judiciaire d'injonction de payer...) grâce à son réseau partenaire d’huissiers de justice. Cela se fait en quelques clics depuis chez vous ! Il est également faisable de faire appel à un avocat en droit des affaires partenaire de Litige.fr.
I - Qu'est-ce qu'une procédure de recouvrement amiable ?
En cas de dépassement des délais de paiement convenus, c'est la première étape de mise en relation « courtoise » avec le débiteur en cas d’impayés avant le déclenchement d'un recouvrement judiciaire.
1.1 - Définition du recouvrement amiable
À la différence de l'exécution forcée, cette mesure vise à enjoindre le client à régler sa dette auprès du créditeur sans faire intervenir un Juge. Les parties vont s’entendre sur les modalités de paiement.
À toutes fins utiles, l'entreprise créancière a le droit d'entrer en contact avec la partie débitrice via :
- Des relances téléphoniques ;
- Une visite si le solde dû est important ;
- La rédaction et l'envoi d’une lettre de relance l’invitant à l'acquittement de la facture émise arrivée à échéance. En effet, les raisons de cette abstention peuvent s’expliquer. Par exemple : un simple oubli.
Le créancier peut agir tout seul en passant par son service de recouvrement, comme solliciter l’intervention d’un tiers. Cela peut concerner une société de recouvrement, un huissier/commissaire de justice. Le but poursuivi est le même : obtenir de la partie redevable le remboursement de la dette.
1.2 - Les types de créances
Ce sont des droits financiers détenus par l'entreprise créditrice vis-à-vis de son client mauvais payeur. Il en existe plusieurs :
- Celles civiles : elles sont nées de la relation entre particuliers. Il peut s’agir de loyers impayés, de prêts entre particuliers non remboursé, d’un chèque sans provision, d’une pension alimentaire non versée... ;
- Celles commerciales : elles sont nées de relations d’affaires et/ou commerciales. Il peut s’agir de factures impayées entre entreprises. Sont concernés des professionnels agissant dans le cadre de leur métier ayant un objet commercial, ou effectuant des actes de commerce. Seul le Tribunal de commerce est compétent pour se prononcer sur le litige.
💡 Elles peuvent être mixtes lorsqu’une partie agit pour des besoins civils tandis que l’autre pour des besoins commerciaux.
1.3 - Les avantages de ce recours de gré à gré
C'est un moyen simple et efficace pour exiger l'acquittement d'une facture qui n'a pas été réglée.
En privilégiant cette solution, le créditeur peut établir un dialogue constructif avec son client et même parvenir à un résultat satisfaisant. Une négociation peut se faire en cas de difficultés financières. Durant cette étape, il ne doit pas négliger les appels téléphoniques et le contact avec son partenaire redevable.
1.3.1 - Un moyen de faire des économies
Ne pas se lancer directement dans de longues procédures coûteuses que sont celles qui sont de nature contentieuses. En privilégiant ce recours, c'est l'opportunité offerte au créancier d’obtenir son dû sans dépenser des sommes exorbitantes pour autant.
1.3.2 - Une preuve de la bonne foi du créancier à l’égard de son débiteur
Pour attirer son attention, celui-ci peut privilégier l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception. C’est à la fois un moyen de s’assurer que ce dernier l'a bien reçu, mais aussi un moyen de preuve de la volonté de parvenir à un accord commun.
II - Sous quelles conditions cette mesure intervient-elle ?
Aussi bien pour la phase consensuelle que pour celle contentieuse, le solde non payé détenu par le fournisseur ou prestataire doit respecter certaines règles au risque de voir sa demande rejetée.
2.1 - Une créance certaine, liquide et exigible
C'est une condition sine qua non pour la réclamer, elle doit être :
- Certaine : elle est existante et non réfutable. Celle-ci est concrète, réelle. Non seulement elle existe, mais la partie débitrice ne peut pas la contester. Par exemple, l’établissement de la facture objet du litige ;
- Liquide : lorsque la valeur de celle-ci est précisée et non approximative. Elle peut être déterminée ou déterminable. C’est-à-dire identifiable par sa valeur monétaire et son objet ;
- Exigible : elle est exigible dès lors que l’échéance est arrivée à son terme, ce qui la rend immédiatement réclamable par la partie créancière.
À noter que ce procédé consensuel peut être tenu en échec par un client de mauvaise foi ou mauvais payeur. Dans ce cas, le créancier devra envisager un recours juridique. Il peut alors demander une injonction de payer au Juge. C’est une mesure non-contradictoire. Une fois accordée, celui-ci peut obtenir le recouvrement forcé.
2.2 - Si la créance est irrécouvrable, que faire ?
Celle irrécouvrable, à la différence de celle qui est douteuse qui laisse encore planer le doute pour le règlement de la facture, ne laisse quant à elle aucun doute. Celle-ci ne fera alors pas l’objet d’un remboursement. Plusieurs situations peuvent l’expliquer : faillite (liquidation judiciaire), disparition du débiteur, surendettement, chèque volé ou sans provision...
2.2.1 - Obtenir un certificat d'irrécouvrabilité
Il s'agit d'un document officiel permettant de constater l’impossibilité de recouvrer le solde à payer afin que le créditeur puisse récupérer ultérieurement la TVA.
2.2.2 - L'enregistrer comptablement
S’agissant de sa comptabilisation, cela passe par ces écritures comptables :
- Au titre de celles qui sont douteuses : débit compte 416 clients douteux ou litigieux, créditer le compte 411 créances clients ;
- Pour celles qui sont irrécouvrables : débiter le compte 654 sur créance irrécouvrable, compte 44571 TVA collectée ; créditer le compte 416 clients douteux ou litigieux.
S’agissant de la récupération de la TVA : elle obéit à des conditions de fond et de forme. Elle est possible pour celles qui sont irrécouvrables et non douteuses. Le créditeur peut le prouver en démontrant l’échec des actions intentées contre la personne débitrice. L’article 272 alinéa 1 du CGI lui permet de récupérer cette TVA. Il suffit d’envoyer une copie de la facture à l'adversaire mentionnant sa valeur pécuniaire, sa date et l’impossibilité de déduction de la TVA sur la valeur due. Ce duplicata transmis doit être conservé précieusement, en cas de contrôle par l’administration fiscale.
Mesure alternative de rachat de votre créance par des organisations habilitées à le faire. Il s’agit d’une cession de créance professionnelle prévue aux articles 1321 à 1326 du Code civil.
💡Une manière efficace de se prémunir contre l'irrécouvrabilité, c’est d’anticiper le risque client en privilégiant la gestion du poste client : se renseigner sur sa situation financière pour mesurer la solvabilité de l'entreprise en consultant par exemple son bilan comptable gratuitement en ligne...
III - Quels acteurs peuvent l'appliquer pour le compte du créancier ?
3.1 - L'huissier de justice
Il dispose d’une double casquette. Dans sa démarche consensuelle, il agit comme simple mandataire. Son but est de délivrer une sommation de payer à la partie défaillante. Celle-ci équivaut à une mise en demeure de payer. Il n’est cependant pas assujetti aux dispositions légales figurant aux articles R. 124-1 et R.124-4 du CPCE pour les mentions obligatoires devant figurer sur un courrier de mise en demeure.
C’est aussi lui qui, dans la phase judiciaire, applique la décision de justice, muni d’un titre exécutoire. À noter que le défendeur ne peut encourir le remboursement des coûts liés à ce recours en principe.
💡Cet officier ministériel peut également être mandaté par la partie créditrice dans le cadre d'une procédure de recouvrement simplifié pour des petites créances (uniquement si l'impayé est inférieur à 5 000 euros) afin d'obtenir un titre exécutoire sans saisir le Juge.
3.2 - L'avocat en droit des affaires
Un avocat peut aussi intervenir dans ce type de démarche. En plus de conseiller la partie créditrice sur la mesure qui lui paraît la plus viable pour obtenir gain de cause, ce professionnel lui fera également gagner du temps en lui permettant de se consacrer uniquement sur son cœur de métier. C’est à lui que reviendra la charge de faire des relances, d’entrer en contact avec le débiteur...
Ainsi, le faire intervenir si tôt est un avantage incontestable pour la suite, s’agissant des personnes débitrices de mauvaise foi qui font fi des nombreuses relances déjà intentées. Si l'entreprise créancière souhaite obtenir une injonction de payer, le recours en justice sera alors l’étape à franchir. Rien de mieux qu’un avocat pour accomplir toutes les formalités légales pour parvenir à l’objectif poursuivi.
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3.3 - Le service de recouvrement de l'entreprise créancière
Il communique avec le département comptable d’une entreprise. Sa mission est d’obtenir un commun accord, le règlement de factures impayées, dans les meilleurs délais. Avoir en son sein un credit manager, c’est minimiser le risque client de ne pas se faire payer, car c’est lui qui gère le poste client. Il lui revient aussi de mettre en place toutes les démarches pour obtenir le règlement du solde non réglé : relances téléphoniques, mail, envoi simple ou en recommandé...
3.4 - Une société de recouvrement
Recourir à de telles sociétés spécialisées dans la récupération d’impayés est aussi une solution après plusieurs relances téléphoniques demeurées sans réponse. Celles-ci disposent des mêmes moyens d’action que la personne qui l’a engagée (le créancier).
Mandatée par la partie créancière, elle va « représenter » celui-ci devant la personne qui n'a pas réglé sa facture. C’est par elle que devra s’effectuer le règlement. Toutefois, celui qui n'a pas réglé sa dette peut refuser de la payer directement, en réglant celle-ci auprès du créancier. Quoi qu’il en soit, s’il effectue l'acquittement auprès de cet intermédiaire, il devra bénéficier d’une quittance qui constitue une preuve.
Pour exercer cette activité, l'organisation doit respecter des conditions légales tant de fond que de forme prévues aux articles : R. 124-1, R124-2 et R124-3 du code des procédures civiles d’exécution. Ainsi, la convention passée entre le créancier et la société doit être écrite, doit être couverte par une assurance responsabilité civile professionnelle avant toute exercice et être titulaire d’un compte dans un établissement de crédit prévu à cet effet, dont les fonds encaissés sont exclusivement dédiés à la partie créditrice.
IV - Comment effectuer un recouvrement amiable pour facture impayée ?
4.1 - La relance pour facture impayée
Diverses possibilités existent pour relancer un débiteur afin d’obtenir l'acquittement d'une facture. Il peut s’adresser à ce dernier par courrier simple ou en recommandé avec accusé de réception. Il peut simplement lui adresser un courriel l’invitant à payer sa facture, ou encore procéder à des relances téléphoniques.
4.2 - La mise en demeure
La lettre de mise en demeure est une missive formelle destinée à la personne débitrice afin qu’elle règle sa dette. Elle permet d’enclencher la procédure pour recouvrer une facture impayée.
💡Les personnes habilitées à réclamer une somme non payée doivent cependant pour l’établissement de cette correspondance, respecter les mentions obligatoires figurant à l’article R. 124-4 du CPCE :
- Nom ou dénomination sociale de la personne chargée de la recouvrer amiablement, adresse ou son siège social, l'indication qu'elle exerce une telle activité ;
- Nom ou dénomination sociale de la société créancière, adresse ou son siège social ;
- Fondement et valeur du solde du en principal, intérêts et autres accessoires, en distinguant les différents éléments tarifaires, à l'exclusion des frais qui restent à la charge du créancier (article L.111-8 alinéa 3) ;
- Indication de la nécessité de payer le montant exigible et les modalités pour le régler ;
- Reproduction des 2e et 3e alinéas de l'article L. 111-8.
Ces mentions étant obligatoires, aucun point ne doit être ignoré lors de la rédaction de cette missive.
V - Qui doit payer les frais de recouvrement amiable ?
Cette solution a néanmoins un coût, surtout lorsqu’un tiers intervient.
5.1 - Ceux à la charge du créancier
S’agissant d'un solde impayé inférieur à 5 000 €, un recours simplifié peut être mené par le commissaire de justice. Selon la situation du débiteur, un échéancier de paiement peut être mis en place. En cas d’exécution de sa part, les démarches s’arrêtent là.
À ce stade, ils sont à sa charge, et ce, en vertu de l’article L.111-8 du CPCE, car toute stipulation contraire serait réputée non écrite.
5.2 - Ceux à la charge du débiteur
En cas de refus de payer, le demandeur devra obtenir un titre exécutoire du Juge pour le contraindre à s’acquitter de sa dette. Si celui-ci lui est accordé, ceux-ci sont à sa charge (cela comprend le montant de la dette en principal et les frais liés au procès).
Quelles sont les formes que le recouvrement amiable peut prendre ?
Différentes solutions : relance téléphonique ou par mail, mettre en demeure la clientèle défaillante par huissier de justice, faire appel à un avocat spécialiste dans ce type de contentieux pour négocier.
Pourquoi externaliser son recouvrement amiable ?
Cela permet au créancier de se soucier de ses affaires en cours sans se préoccuper d’un partenaire défaillant. Les tiers spécialisés dans cette activité sont des professionnels qui connaissent leur métier, et sont à même de procéder de la meilleure des façons. De plus, si l’entreprise ne dispose pas de ressources en interne suffisantes pour le suivi, la réalisation de ce type de procédure, c’est aussi un bon moyen d’y remédier en évitant de devoir supporter les tâches et les coûts y afférents. Avec Litige.fr, concentrez-vous sur vos affaires, ne perdez pas de temps dans la paperasse, tout est fait pour simplifier vos démarches pour que les factures non réglées soient bien recouvrées.
Quels sont les avantages du recouvrement amiable ?
C’est un gain d’argent, de temps, et surtout des relations commerciales maintenues pour la plupart.
Par quelle action commencer le recouvrement amiable ?
Il peut débuter par de simples lettres de relance, appels téléphoniques et courriels. En cas d’échec, une lettre de mise en demeure respectant les mentions obligatoires peut être envoyée au débiteur soit par le créditeur, soit par un tiers habilité à le faire : huissier de justice/commissaire de justice, société de recouvrement.
Est-ce qu'un avocat peut procéder à un recouvrement amiable ?
Un tiers mandaté par la personne créditrice peut procéder à une telle solution. C’est le cas d’un avocat. Dans certaines situations, sa présence est obligatoire s’agissant de dettes supérieures à 10.000 €.
