Face à un syndic de copropriété qui néglige ses obligations ou reste silencieux face aux sollicitations des copropriétaires, la mise en demeure constitue une démarche juridique efficace pour faire valoir les droits. Cette démarche formelle permet d'interpeller officiellement le syndic et de l'obliger à réagir sous peine de sanctions.
Qu’est-ce qu’un syndic ?
Le syndic de copropriété représente le syndicat des copropriétaires. Il a des obligations légales précises définies par la loi du 10 juillet 1965 et le décret du 17 mars 1967. Lorsqu'il manque à ses devoirs, plusieurs solutions s'offrent aux copropriétaires.
Le syndic, définition
Le syndic de copropriété, à ne pas confondre avec le syndicat de copropriété est la personne physique ou morale désignée par l'assemblée générale des copropriétaires pour assurer la gestion courante de l'immeuble. Il représente la copropriété dans tous les actes de la vie civile. C’est un mandataire du syndicat de copropriété qui prend, quant à lui, les décisions en assemblée générale. Ces dernières sont mises en œuvre par le syndic (art. 17 de la loi du 10 juillet 1965).
Le syndic peut être soit un professionnel (syndic professionnel) inscrit sur une liste préfectorale, soit un copropriétaire non professionnel (syndic bénévole). Dans les deux cas, il est lié à la copropriété par un contrat de mandat qui définit ses missions et sa rémunération.
Les obligations principales du syndic
Parmi les obligations principales du syndic figurent notamment :
- La gestion administrative et financière de la copropriété ;
- L'exécution des décisions de l'assemblée générale ;
- La conservation de l'immeuble et l'entretien des parties communes ;
- La tenue de la comptabilité et des comptes de la copropriété ;
- L'information régulière des copropriétaires.
Dès lors qu’un manquement à l'une de ces obligations est constaté, il est conseillé de mettre en demeure le syndic de s’exécuter.
Que faire quand le syndic ne fait pas son travail ?
Si le syndic ne fait pas son travail, la première étape consiste à procéder à l’amiable, et par la suite, à adresser une mise en demeure formelle. Cette procédure permet de constater officiellement la défaillance du syndic et de lui donner une dernière chance de s'exécuter avant d'envisager des mesures plus drastiques. Si elle n’aboutit pas, il est possible de saisir le conseil syndical. Pour être accompagné dans la démarche, il est possible de contacter différentes personnes.
Actions graduelles recommandées
L’idéal, pour faire face à une inexécution du syndic, est de procéder graduellement (cela va aussi dépendre de la gravité de l'inexécution et de l’urgence) :
- Étape 1 : La communication amiable
Avant toute procédure contentieuse, il convient de tenter de résoudre le différend par la discussion. Il est recommandé de contacter le syndic par téléphone, mail ou courrier simple pour exposer les griefs.
- Étape 2 : La mise en demeure formelle
Si la voie amiable échoue, il faut procéder à une mise en demeure en bonne et due forme. Cette démarche marque le début de la procédure contentieuse.
- Étape 3 : La saisine du conseil syndical
Le conseil syndical* peut intervenir pour faire pression sur le syndic et demander des explications sur ses manquements.
* Lorsque la copropriété n'a pas de conseil syndical, cette action peut être exercée par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires (art. 15 de la loi du 10 juillet 1965).
- Étape 4 : La révocation du syndic
En cas de fautes graves répétées, l'assemblée générale peut décider de révoquer le syndic selon les conditions prévues par la loi (v. not. Art. 25 de la loi du 10 juillet 1965).
- Étape 5 : Le tribunal judiciaire
En dernier recours, une action en justice peut être intentée pour obtenir réparation des préjudices subis et éventuellement la révocation du syndic auprès d’un juge (art. L. 211-3 du Code de l’organisation judiciaire).
Qui contacter en cas de litige avec un syndic ?
Plusieurs interlocuteurs peuvent assister les copropriétaires dans leurs démarches contre un syndic défaillant.
- Le conseil syndical
Premier intermédiaire entre les copropriétaires et le syndic, le conseil syndical peut jouer un rôle de médiateur et exercer une pression collective.
- L'Agence départementale d'information sur le logement (ADIL)
Ces organismes publics offrent des conseils juridiques gratuits sur les questions de copropriété et peuvent orienter dans les démarches.
- Un avocat spécialisé
Pour les litiges complexes ou les enjeux financiers importants, l'assistance d'un avocat en droit immobilier se révèle souvent nécessaire.
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Comment mettre en demeure un syndic de copropriété ?
Pour être valable et efficace, la mise en demeure du syndic suit un ensemble d’étapes :
- L’identification des manquements précis
Il convient de documenter minutieusement les défaillances du syndic : absence de réponse aux courriers, retard dans l'exécution des travaux, défaut d'entretien, non-convocation de l'assemblée générale, etc.
- Le rassemblement des preuves
Il faut constituer un dossier complet avec tous les éléments probants* : correspondances non répondues, photos des désordres, témoignages d'autres copropriétaires, relevés de compte, etc.
*L’inexécution était un fait juridique, la preuve peut se faire par tout moyen (art. 1358 et 1100-2 du Code civil).
- La rédaction de la mise en demeure
Le courrier doit mentionner clairement l'objet de la réclamation, les faits reprochés, les références légales et réglementaires, et fixer un délai raisonnable pour que le syndic s'exécute.
- L'envoi en recommandé avec accusé de réception
Cette formalité est indispensable pour prouver que le syndic a bien reçu la mise en demeure et pour faire courir les délais.
Comment faire un courrier de mise en demeure ?
La rédaction d'une mise en demeure efficace nécessite de respecter une structure précise et d'inclure tous les éléments nécessaires à son efficacité.
Structure type du courrier :
- En-tête et destinataire
Les coordonnées complètes de l'expéditeur, celles du syndic, la date et l'objet précis du courrier (« Mise en demeure de respecter les obligations contractuelles »).
- Exposé des faits
Description chronologique et factuelle des manquements constatés, en citant les dates, lieux et circonstances précises.
- Fondements juridiques
Références aux textes légaux et réglementaires violés (loi de 1965, décret de 1967, règlement de copropriété, contrat de syndic).
- Demandes précises
Formulation claire des exigences : exécution de travaux, fourniture de documents, réponse aux courriers, etc.
- Délai d'exécution
Fixation d'un délai raisonnable (généralement 15 à 30 jours, mais cela dépend des cas et de l’urgence) pour que le syndic s'exécute.
- Conséquences en cas d'inexécution
Mention des suites envisagées : saisine du tribunal, demande de dommages et intérêts, révocation, etc.
- Formule de politesse et signature
Comment procéder quand le syndic ne répond pas ?
L'absence de réponse du syndic aux sollicitations des copropriétaires constitue en elle-même un manquement à ses obligations professionnelles et peut justifier une mise en demeure spécifique. Pour y faire face :
- Multiplication des canaux de communication
Il convient de tenter de contacter le syndic par différents moyens : téléphone, mail, courrier simple, visite aux bureaux de l'agence.
- Mobilisation des autres copropriétaires
Une action collective a souvent plus d'impact qu'une démarche individuelle. Il est recommandé de s'organiser avec d'autres copropriétaires concernés.
- Saisine du conseil syndical
Le conseil syndical a pour mission de contrôler la gestion du syndic (art. 26 du décret du 17 mars 1967) et peut le contraindre à répondre aux copropriétaires.
- Mise en demeure spécifique
Il faut adresser une mise en demeure spécifiquement axée sur l'obligation de réponse et de communication du syndic.
- Documentation de l'absence de réponse
Il convient de conserver tous les éléments prouvant les tentatives de contact restées sans suite : accusés de réception, captures d'écran de mails, témoignages, etc.
Quel est le tarif d'une mise en demeure par un syndic ?
Les frais liés à une mise en demeure peuvent varier selon que la démarche soit effectuée directement ou avec l'assistance d'un professionnel.
- Si la mise en demeure rédigée personnellement le coût se limite aux frais postaux (recommandé avec accusé de réception) soit environ 6 à 8 euros.
- En cas de mise en demeure par avocat les honoraires pour la rédaction d'une mise en demeure simple varient généralement entre 200 et 500 euros selon la complexité du dossier et la notoriété du cabinet.
- Pour une mise en demeure par huissier avec signification, il faut compter un coût compris entre 150 et 300 euros.
